Seine Frühjahrstagung veranstaltete der Verband hessischer Kommunalarchivarinnen und –archivare im Spessart Forum in Bad Soden. Die Tagungen dienen dem Erfahrungsaustausch der praxisbezogenen Arbeit und der Klärung von Rechtsfragen, zentrales Anliegen des Verbandes ist es aber auch, das kommunale Archivwesen der Öffentlichkeit nahe zu bringen.
Erster Stadtrat Werner Wolf begrüßte die Teilnehmer und würdigte deren Arbeit. Im Fokus der Tagung stand der Vortrag von Barbara Trosse, Leiterin der Archivberatung Hessen, über „Fristen bei der Aufbewahrung und Bewertung von Unterlagen“.
Die Referentin erinnerte an die Verpflichtung der Kommunen ein Archiv zu unterhalten. Nach dem hessischen Archivgesetz seien öffentliche Stellen verpflichtet, alle Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, dem zuständigen Archiv zur Archivierung anzubieten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, in der Regel 30 Jahre, dürften Akten nur nach Freigabe des Kommunalarchivs vernichtet werden.
Nach bestimmten Bewertungskriterien stellen die Archivare die Archivwürdigkeit der Akten fest, etwa den Wert zur Erforschung der Heimat- und Familiengeschichte, der wissenschaftlichen Forschung, der Bereitstellung von Informationen für Verwaltung und Gerichte, sowie der Nachvollzug des Verwaltungshandelns.
Mit Übernahme des Schriftguts in das Archiv gehe die Umwidmung des Schriftgutes in Kulturgut einher. Die Schriften würden Teil des kulturellen Erbes, mit dem Ziel, etwa die Lebenswelt der Gemeinde abzubilden, das Besondere einer Stadt herauszustellen, das Vereinsgeschehen zu dokumentieren.
Das Archiv der Stadt Bad Soden-Salmünster ist seit 2013 im Bauhof untergebracht, und wird von Archivarin Kristi Ondrasch fachgerecht betreut. Zuvor lagerten die Schriften im Schleifrashof, wo die klimatischen Verhältnisse ungeeignet waren. Es ist nicht zuletzt der Verdienst von Kristi Ondrasch, dass die Kurstadt 2016 mit dem hessischen Archivpreis ausgezeichnet wurde.
